การบำรุงรักษาระบบการเก็บเอกสาร
เพื่อให้การเก็บรักษาเอกสารดำเนินต่อไปด้วยความเป็นระเบียบเรียบร้อย และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเมื่อมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารก็สามารถเรียกใช้เอกสารที่ต้องการได้ตลอดเวลา ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานเท่าใด จึงจำเป็นที่จะต้องมีการบำรุงรักษาระบบการเก็บเอกสาร ซึ่งมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
1. ควรมีระบบจัดเก็บที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งระบบ และมีผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารโดยตรง สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้
2. ควรกำหนดกฎเกณฑ์ที่แน่นอนเกี่ยวกับการเลือกหน่วยเก็บและเรียงลำดับตัวอักษร
3. ควรจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย โดยจัดเก็บเข้าแฟ้มหรือแหล่งเก็บได้อย่างถูกต้อง และเก็บเอกสารเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
4. ในการเลือกแฟ้มและลิ้นชักเก็บเอกสารต้องเหมาะสมกับเอกสารที่จะจัดเก็บและควรจัดเก็บเอกสารแต่พอสมควร อย่าเก็บเอกสารให้แน่นเกินไป
5. ควรเก็บเอกสารลงแฟ้มด้วยความระมัดระวัง และหากมีเอกสารที่ชำรุดหรือฉีกขาด ก็ควรซ่อมแซมรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่เรียบร้อยก่อนจัดลงแฟ้ม และควรจัดหาแฟ้มใหม่มาแทนแฟ้มเก่าที่ชำรุด
6. ควรใช้ตู้จัดเก็บเอกสารที่มีแผงกั้นแฟ้ม เพื่อรองรับแฟ้มให้ตรง
7. ควรกำหนดระยะเวลาการโอน การทำลายเอกสารให้แน่นอน เพื่อมิให้เอกสารที่ไม่จำเป็นอยู่ในแหล่งเก็บมากเกินไป
อ้างอิง : http://projectbantak.com/com55/group5/index.php?option=com_content&view=article&id=2&Itemid=63
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น