วัสดุและอุปกรณ์เพื่อการจัดเก็บ

วัสดุและอุปกรณ์เพื่อการจัดเก็บ

      

ตู้เก็บเอกสาร (Filing Cabinets)

ตู้เก็บเอกสารมีหลายชนิด มีทั้งชนิดเป็นเหล็กและไม้ นอกจากนี้ยังมีหลายขนาดหลายราคา และยังมีสีให้เลือกต่างๆ กัน มีทั้งชนิดแบบลิ้นชัก แบบบานเปิด-ปิด แบบบานเลื่อน แบบหมุน แบบหิ้งเปิด และแบบรางเลื่อน ให้พิจารณาเลือกใช้ตามความเหมาะสม

ในปัจจุบัน นิยมใช้ตู้เหล็กสำหรับเก็บเอกสารและนิยมใช้ตู้แบบมีลิ้นชัก ซึ่งมีขนาดต่างๆ กัน เช่น ขนาดเก็บบัตร 3 x 5 นิ้ว, 4 x 6 นิ้ว, และ 5 x 6 นิ้ว ตู้ลิ้นชักที่ใส่เอกสารขนาดมาตรฐานโดยทั่วไปจะมีขนาด 13 x 13 นิ้ว และมีความลึก 26 นิ้ว ใส่เอกสารได้ประมาณ 5,000 ชิ้น โดยปกติลิ้นชักหนึ่งๆ จะมีบัตรนำประมาณ 20-40 บัตร และแฟ้มประมาณ 30 แฟ้ม และถ้าหากในตู้มีแฟ้มเก็บเอกสารไม่เต็มลิ้นชัก จะต้องมีแผงกั้นแฟ้ม ช่วยดันแฟ้มเอกสารให้เอกสารตรงไม่โค้งงอเสียรูป ในการเลือกแผงกั้นแฟ้มควรเลือกแผงที่เลื่อนไปมาได้สะดวก แต่ช่วยยึดแฟ้มเอกสารได้คงที่ไม่เลื่อนไปมาตามแรงอัดของเอกสาร และไม่ควรใหญ่เกินไปเพราะจะทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ตู้แบบลิ้นชักขนาดมาตรฐานจะมีความลึกและกวางเหมือนกัน แต่ความสูงอาจจะแตกต่างกันตามจำนวนของลิ้นชัก ตู้เก็บเอกสารชนิด 1-2 ลิ้นชัก ใช้สำหรับวางติดกับโต๊ะทำงาน ชนิดมี 3 ลิ้นชัก ใช้ต่อกันทำเป็นเคาน์เตอร์ได้ ชนิดมี 4 ลิ้นชัก เป็นแบบที่ได้รับความนิยมใช้เก็บเอกสารมากที่สุด โดยให้เก็บเอกสารที่ต้องใช้งานบ่อยๆ ไว้ที่ลิ้นชักที่ 3-4 ส่วนเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้งานให้เก็บไว้ลิ้นชักที่ 1-2 ส่วนชนิด 5 ลิ้นชักสามารถนำมาใช้กั้นห้องแบ่งส่วนกันได้

นอกจากนี้ตู้เก็บเอกสารควรมีฉลากบอกชื่อทุกลิ้นชักให้ชัดเจน เพื่อจะได้ทราบว่ามีเอกสารใดอยู่ในลิ้นชักนั้นบ้าง ฉลากบอกชื่ออาจใช้ชื่อเดียวหรือชื่อคู่ก็ได้ โดยเฉพาะการใช้ชื่อคู่มีส่วนดีก็คือ ทำให้ทราบช่วงของเอกสารได้ง่ายโดยที่ฉลากเพียงแผ่นเดียวก็ทราบว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ลิ้นชักใด แต่ถ้าชื่อเดียวต้องดูฉลากถึง 2 แผ่น หรือ 2 ลิ้นชัก นอกจากนี้การติดฉลาก ควรติดจากบนลงล่าง แต่ถ้าวางตู้เรียงติดกันไว้หลาบตู้ก็อาจติดฉลากจากซ้ายไปขวาโดยให้อยู่ในระดับเดียวกัน ในลิ้นชักหนึ่งๆ ควรมีพื้นที่ด้านหลังประมาณ 5 นิ้ว เพื่อไม่ให้เอกสารแน่นลิ้นชักมากเกินไป เพราะจะทำให้เสียเวลาและแรงงานในการนำเอกสารเข้า-ออกจากแหล่งเก็บในตู้ ซึ่งบางครั้งอาจทำให้แฟ้ม บัตรนำ หรือเอกสารชำรุดเสียหายได้

สำหรับการใช้ตู้แบบหิ้งเปิด (Open-Shelf File) เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารระหว่างใช้ที่มีปริมาณมากและแหล่งเก็บเอกสารโอน เหมาะสำหรับใช้เอกสารที่เป็นความลับ การเก็บเอกสารในตู้แบบนี้ต้องใช้บัตรนำและแฟ้มพิเศษซึ่งมีส่วนยื่นอยู่ทางด้านข้าง การจัดตู้ไม่จำเป็นต้องเหลือเนื้อที่สำหรับดึงลิ้นชักเอกสารออกมา ตู้ใบหนึ่งอาจมี 7-8 ชั้น จึงทำให้ประหยัดเนื้อที่กว่าการเก็บเอกสารในตู้ธรรมดาประมาณ 50% ราคาถูกกว่าและประหยัดเนื้อที่มากกว่านอกจากนี้ตู้เก็บแบบรางเลื่อน ก็เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารในแหล่งที่มีพื้นที่จำกัด เช่นกัน เนื่องจากสารมารถรวบรวมเอกสารไว้ในตู้ได้เป็นจำนวนมาก มีทั้งชนิดแบบลิ้นชัก แบบบานเปิด-ปิด แบบหิ้งเปิด ให้เลือกใช้ตามความต้องการ

แฟ้มเก็บเอกสาร (Folders)

แฟ้มเก็บเอกสาร หมายถึง ปกสำหรับเก็บเอกสารให้รวมอยู่ในที่เดียวกัน และช่วยเก็บรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่ดี ไม่ชำรุดฉีกขาด มักทำด้วยวัสดุที่แตกต่างกันไป ส่วนใหญ่ทำด้วยกระดาษหนาและเหนียว มีหลาบลักษณะและหลายชนิด แตกต่างทั้งรูปทรง ขนาด น้ำหนัก และสี ส่วนใหญ่นิยมใช้แฟ้มมนิลา หรือแฟ้มกระดาษคราฟท์ เพราะเหมาะกับการใช้การทั่วๆ ไป อาจเป็นแฟ้มชนิดตัดตรง (Straight Edges) หรือชนิดมีส่วนยื่น (Tab)ในตำแหน่งต่างๆ กันก็ได้ แฟ้มชนิดที่มีส่วนยื่นนี้ถ้าความกว้างของส่วนยื่นเท่า 1/3 ของความยาวแฟ้ม เรียกว่า แฟ้มตัดสาม (One-Third Cut Folder) ในการจัดทำชื่อแฟ้ม ให้ใช้วิธีเขียนหรือพิมพ์ลงบนส่วยยื่นโดยตรง หรือพิมพ์ลงในฉลาก แล้วนำไปติดที่ส่วนยื่นของแฟ้ม

ในการเลือกแฟ้มสำหรับจัดเก็บเอกสารนั้น ควรพิจารณาเลือกใช้ตามความเหมาะสมกับการใช้งาน ผู้ใช้จะต้องพิจารณาปริมาณ ขนาด และชนิดของเอกสารที่จะจัดเก็บ ตลอดจนคำนึงถึงความถี่ของการนำเอกสารมาใช้ แฟ้มเก็บเอกสารมีหลาบแบบ คือ

1)   แฟ้มปกอ่อนแบบเจาะรูหรือมีตัวหนีบ

2)    แฟ้มปกแข็งแบบเจาะรูหรือมีตัวหนีบ

3)    แฟ้มแขวน

4)    แฟ้มปกแข็งสันกว้าง

ในการจัดเก็บเอกสารเข้าเก็บในแฟ้ม ต้องวางเอกสารตะแคงลงในแฟ้ม โดยให้หัวจดหมายหันไปทางซ้ายของแฟ้ม และให้ด้านที่มีตัวอักษรหันเข้าหาตัวผู้เก็บ ในการจัดเรียงเอกสารในแฟ้มให้เรียงตามลำดับวันที่ โดยให้เอกสารฉบับปัจจุบันอยู่ทางด้านบนสุด โดยปกติแฟ้มหนึ่งๆ ไม่ควรเก็บเอกสารเกิน 100 ชิ้น เพราะจะทำให้มีเอกสารแน่นแฟ้มจนเกินไป การใส่เอกสารไว้ในแฟ้มมากๆ จะทำให้เอกสารที่อยู่ในแฟ้มสูงขึ้นมาเหนือแฟ้ม และยังทำให้ด้านหลังของแฟ้มตกลงไป ทำให้มองไม่เห็นส่วนยื่น (Tab) ควรเลือกใช้แฟ้มชนิดมีรอยพับถี่ๆ เพราะรอยถี่จะทำให้สามารถขยายแฟ้มให้กว้างขึ้นได้เมื่อมีจำนวนเอกสารเพิ่ม และไม่ต้องใช้แผงกั้นแฟ้ม แฟ้มหลังบัตรนำหนึ่งๆ ควรมีตั้งแต่ 5-10 แฟ้ม แฟ้มเก็บเอกสารที่ใช้ในสำนักงานธุรกิจแบ่งออกเป็น 3 ชนิด คือ

1)  แฟ้มเฉพาะ (Individual Folders) ใช้เก็บเอกสารเกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะอาจเกี่ยวกับบุคคลหรือธุรกิจห้างร้าน ละที่ส่วนยื่นของแฟ้มจะกว้างกว่าส่วนยื่นของแฟ้มชนิดอื่นประมาณ 1 เท่าเอกสารในแฟ้มจะจัดเรียงตามลำดับวันที่ โดยให้วันที่ปัจจุบันอยู่ด้านบนสุดของเอกสาร การตั้งแฟ้มเฉพาะโดยทั่วไปถือหลักว่าต้องมีเอกสารอย่างน้อยที่สุด 5 ฉบับ และคาดว่ามีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ เพิ่มขั้นอีก แต่หากคาดว่าไม่มีการติดต่อสื่อสารกันอีกต่อไปแม้จะมีเอกสารมากกว่า 5 ฉบับ ก็ไม่ควรตั้งแฟ้มเฉพาะขึ้นมาใหม่

2) แฟ้มเบ็ดเตล็ด (Miscellaneous Folders) ใช้เก็บเอกสารที่มีเพียงเล็กน้อย หรือติดต่อกันเป็นครั้งคราวไม่บ่อยนัก มักเกี่ยวกับบุคคลหรือห้างร้านหลายๆ แห่ง อาจมีเพียง 1-2 ฉบับ ส่วนใหญ่จะเป็นเอกสารเข้ามาใหม่และยังไม่เคยมีเรื่องเดิมอยู่ เอกสารที่เก็บไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ดนี้จะเก็บไว้เพียงระยะเวลาหนึ่งประมาณ 2-6 ปี สำหรับการจัดวางแฟ้มเบ็ดเตล็ดจะวางอยู่ด้านหลังแฟ้มเฉพาะ เอกสารในแฟ้มเบ็ดเตล็ดจะเรียงตามตัวอักษร

3) แฟ้มพิเศษ (Special Folders) ใช้เก็บเอกสารที่มีลักษณะพิเศษที่แตกต่างจากแฟ้มเก็บเอกสารอื่นในลิ้นชักภายในตู้เอกสาร เช่น ตัวอย่างสินค้าขนาดเล็ก หรือเกี่ยวกับเรื่องอื่นๆ ซึ่งมีการเกี่ยวข้องกันมากเป็นพิเศษ

บัตรนำ (Guides)

บัตรนำเป็นส่วนช่วยในการค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะบัตรนำจะแบ่งลิ้นชักออกเป็นตอนๆ หรือเป็นส่วนๆ บัตรนำมักทำด้วยกระดาษติดกับแฟ้ม หรือทำด้วยพลาสติก หรือทำด้วยโลหะ บัตรนำจะมีส่วนยื่นในตำแหน่งต่างๆ ของแฟ้ม สำหรับสอดหรือเขียนหมวดอักษรหรือตัวเลขเพื่อบอกช่วงของอักษรที่อยู่หลังบัตรนำ สามารถเลื่อนเปลี่ยนตำแหน่งได้การจัดบัตรนำในลิ้นชักเอกสารและจำนวนบัตรนำนั้น จะมีมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสารและเนื้อที่ภายในลิ้นชัก โดยทั่วไปจะมีบัตรนำในลิ้นชักหนึ่งๆ ตั้งแต่ 20-40 บัตร ที่ส่วนยื่นของบัตรนำจะพิมพ์อักษรหรือชื่อแฟ้มไว้เพื่อบอกตำแหน่งของแฟ้มที่อยู่ในลิ้นชักนั้นๆ ซึ่งมักจะประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวเลข ตัวอักษร จะบอกตอนหรือช่วงอักษร หรือกลุ่มของแฟ้มที่อยู่หลังบัตรนำนั้น ส่วน ตัวเลข จะบอกลำดับของบัตรนำในแต่ล่ะลิ้นชัก เช่น A-Ad1, Ae-Af 2, B-Bc1, Bb 2 เป็นต้น

นอกจากนี้ควรใช้บัตรนำสำหรับเอกสารที่หนา 1 นิ้ว เพราะเอกสารที่หนาเกิน 1 นิ้ว จะทำให้ไม่สะดวกในการค้นหา และควรใช้การะดาษสี หรือเขียนด้วยตัวอักษรที่เป็นสีในบัตรนำเพื่อทำให้เห็นได้ชัดเจน และช่วยนำสายตาในการเก็บค้นเอกสาร ทำให้ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว บัตรนำที่ใช้กันทั่วไปมี 2 ประเภท คือ

1. บัตรนำหลัก (Specific or Primary Guides) ใช้แบ่งตอนของแฟ้มเอกสารในลิ้นชักโดยระบุส่วนเจาะลงไป เช่น ตอน A1, ตอน A2, ตอน B1, ตอน B2 มักใช้บัตรที่มีส่วนยื่นในตำแหน่งที่ 1-3

2. บัตรนำช่วย (Auxiliary Guides) หรือ บัตรนำพิเศษ (Special Guide) มีส่วนยื่นอยู่ในตำแหน่งที่ 3 ใช้บอกที่เก็บเอกสารที่มีลักษณะพิเศษ ซึ่งอยู่ในช่วงอักษรของบัตรนำหลัก และมีจำนวนมากจึงต้องเก็บไว้ในแฟ้มพิเศษ ทำให้แหล่งเก็บเกิดเป็นตอนพิเศษขึ้น ในตอนพิเศษนี้จะต้องมีบัตรนำพิเศษเพื่อกั้นหรือแบ่งตอนพิเศษไว้ ตอนพิเศษแบ่งได้ 3 ชนิดคือ

   2.1 ตอนพิเศษเกี่ยวกับเรื่อง (Special Subject Section)  มักมีอยู่ในระบบการเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร ถ้าธุรกิจใดมีงานที่มีความสำคัญมากเป็นพิเศษ จะต้องนำเอกสารที่เกี่ยวข้องมาเก็บรวบรวมกันไว้ จึงควรจัดเก็บให้มีบัตรนำพิเศษและแฟ้มพิเศษขึ้นสำหรับเรื่องนั้นๆ

   2.2 ตอนพิเศษเกี่ยวกับชื่อ (Special Name or Title Section)  ในกรณีที่มีชื่อช้ำกันมากๆ จะทำให้มีเอกสารในแฟ้มเบ็ดเตล็ดมากเกินกว่าที่จะเก็บไว้ในแฟ้มเดียวได้ แต่ถ้าจัดบัตรนำพิเศษ และเปิดแฟ้มพิเศษสำหรับชื่อที่ซ้ำๆ กัน ก็จะทำให้เก็บเอกสารได้ง่ายขึ้น

   2.3 ตอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่ (Special Date Section)  เป็นการเตรียมเอกสารที่ต้องใช้ในวันใดวันหนึ่งข้างหน้า ประกอบด้วยบัตรนำพิเศษชื่อเดือน 12 เดือน และแฟ้มพิเศษ 12 แฟ้ม แฟ้มหนึ่งสำหรับหนึ่งเดือน หรือมี 31 แฟ้มสำหรับแต่ละวัน

ขอบคุณ : รายละเอียดเพิ่มเติม