องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร

          การบริหารงานเอกสรในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้  ดังต่อไปนี้

(1) การวางแผน

(2) การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร 

(3) การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร

(4) การเก็บรักษา

(5) การควบคุมงานเอกสาร

(6) การทำลายเอกสาร 

โดยมีรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนดังนี้
           1.  การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร  เตรียมวัสดุ  อุปกรณ์  และสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร  เตรียมกำลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร  รวมทั้งกำหนดนโยบายปฏิบัติงานต่าง ๆ

2. การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร  เป็นการกำหนดหน้าที่และความรับผิด

ชอบของผุ้ปฏิบัติงานเอกสารและกำหนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก้บไว้ที่ศูนย์
กลางแห่งเดียวกัน (Centralization filing)  เก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ  (Decentralization filing)  หรือเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและหน่วยงานต่าง ๆ 

3. การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร    เป็นการกำหนดว่าจะจำแนกเอกสารตามระบบใดระบบ

หนึ่งและกำหนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น  ซึ่งรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสารและกระบวนการจัดเก็บเอกสาร 

4.การเก็บรักษา  การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ  และเก็บเมื่อปฏิบัติ

เสร็จเรียบร้อยแล้ว  วิธีเก็บรักษา มีดังนี้

1)  การเก็บในระหว่างปฏิบัติ  เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้

2) เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก  เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา

5. การควบคุมงานเอกสาร  เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่

ว่าจะเป็นการคิด  ร่าง  เขียน  แต่ง  พิมพ์  ทำสำเนา  ก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้น  ผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบและเมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารตั้งแต่การเสนอ การรับ  การอ้างอิงแล้วจึงนำไปเก็บรักษา  เพราะมีปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมาก เนื่องจากมีการใช้เกินความจำเป็นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน อีกปัญหาหนึ่งก็คือการขอยืมเอกสารอันจะนำมาซึ่งการคอย  การทวงถามและการสูญหายเกิดขึ้น  ทำให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอื่น ๆ  ขอยืมเอกสารของตน  และได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืม  กำหนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป  เพื่อป้องกันการลืม  การสูญหาย  เป็นต้น  นอกจากหน้าที่ดังกล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น  เช่น  การกำหนดศูนย์กลางการควบคุม  การให้คำแนะนำ  การัดระบบ  การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร  โดยอธิบายถึงนโยบายการบริหาร  การจัดระบบและวิธีการัดเก็บเอกสารแก่พนักงาน  เป็นต้น

           6. การทำลายเอกสาร   เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือเาหรือโดยวิธีอื่นๆ ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย มีข้อพิจารณาดังนี้

1)  เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด  หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว  อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำคัญไป และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา 

2)  เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก

3)  แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม...www.tatc.ac.th/files/08122511113930_11061514145155.doc‎