ความหมายเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
เอกสาร (Records) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่น ๆ
ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ บัตร เทป หรือไมโครฟิล์ม เป็นต้น
การจัดเก็บเอกสาร (Filling) หมายถึง กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในกานำมาใช้เมื่อต้องการซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร
(Records management) เท่านั้น
การบริหารงานเอกสาร เป็นการจัดระบบงานเอกสารในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพ เอกสารมีความปลอดภัย จัดเก็บเป็นระบบ สามารถสืบค้นมาใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจในการบริหารจัดการองค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ รวมทั้งสามารถนำข้อมูลมาสร้างกลยุทธ์ในการแข่งขัน สามารถต่อสู้กับคู่แข่งขันในทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี เช่น ข้อมูลทางการขาย ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลบุคลากร และการบริหารงานเอกสารเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร ในปัจจุบันเอกสารที่มีการติดต่อ
เข้า-ออก ในองค์กร อาจจะเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เอกสารที่เป็นกระดาษ ขึ้นอยู่กับนโยบายด้านงานเอกสารขององค์กรนั้น ๆ ในบทนี้จะกล่าวถึงความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารที่เป็นกระดาษ ดังรายละเอียดต่อไปนี้
ความหมายของเอกสารและการบริหารงานเอกสาร
องค์กรต่าง ๆ ที่มีการดำเนินงานไม่ว่าจะเป็น องค์กรภาครัฐ ภาคเอกชน ที่มีขนาดเล็ก ขนาดกลาง ขนาดใหญ่ ย่อมมีการติดต่อสื่อสารระหว่างกันทั้ง ภายภายใน และภายนอกองค์กร เพื่อสร้างความเข้าใจ ความสัมพันธ์อันดีต่อกัน การติดต่อสื่อสารทางเอกสารก็เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้ในการติดต่อสื่อสารประเภทหนึ่ง ที่สามารถทำให้การติดต่อสื่อสารบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร
ข้อมูลเพิ่มเติม : http://www.phayaotc.ac.th/external_links.php?links=986
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น