การทำลายเอกสาร

การทำลายเอกสาร

           การทำลายเอกสาร   เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือหรือโดยวิธีอื่น ๆ    ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย  มีข้อพิจารณาดังนี้

          1. เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้  มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด  หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว  อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำคัญไป  และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา 

          2. เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร  ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก

          3. แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร

          ดังนั้นปัญหาสำคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ  เอกสารใดควรทำลายทิ้ง  สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คือ  ความสำคัญของเอกสารนั้น ๆ  จึงได้กำหนดคุณค่าของเอกสารลับเป็น  5  ประการ  คือ

          1. คุณค่าทางกฎหมาย  ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักบานทางกฎหมายทั้งสิ้น  ซึ่งจะนำไปแสดงต่อศาลได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น

          2. คุณค่าทางด้านการบริหาร  เอกสารประเภทนี้มักได้แก่  ระบบคำสั่งคู่มือ  การปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ   ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน  เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติต่อ  ๆ  ไป

          3. คุณค่าทางวิจัย  ได้แก่  ข้อมูลต่าง ๆ  ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้  ซึ่งสามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงาน  หรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง

          4. คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท  รายชื่อผู้ถือหุ้น  ฯลฯ  ซึ่งถูกส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ  กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์  เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของบริษัท  เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย  ไม่ว่าบริษัทนั้น ๆ  จะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้ว

          5. คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร  ได้แก่  เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเกตุการณ์ทั่วไป    รวมทั้งคำปราศรัย  สุนทรพจน์  ฯลฯ  ซึ่งเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดความเข้าใจอันดี

          อายุการเก็บเอกสาร    จะพิจารณาว่าเอกสารใดกฎหมายกำหนดให้เก็บไว้นานเท่าใด  และไม่สิ้นเปลืองเนื้อที่หรือค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ  รวมทั้งความจำเป็นในการใช้เอกสาร   และอายุความของการฟ้องร้องทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น

                แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร  มีดังนี้

          1. ตามพระราชบัญญัติการบัญชี  ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า  10  ปี  นับแต่วันปิดบัญชี 

          2. ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์  ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารการลงบัญชีสำหรับปีนั้นมาแล้วไม่น้อยกว่า 5  ปี  นับแต่วันปิดบัญชี  หรือวันที่ลงรายการครั้งสุดท้ายในบัญชีเงินสด  ในกรณีที่ไม่มีการปิดบัญชีต้องมีหนังสือของกรมสรรพากร  แสดงว่าได้ชำระภาษีครบถ้วนแล้ว  สำหรับปีนั้น ๆ  และมีการยื่นคำของอนุญาตต่อสำนักงานบัญชีกลางก่อนทำลาย

          3. ตามกฎหมายแรงงาน  ให้นายจ้างซึ่งมีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่  10  คนขึ้นไปเป็นประจำ  จัดทำทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้างเป็นภาษาไทยและเก็บไว้  ณ สถานที่ทำงานพร้อมที่จะให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจได้ทะเบียนลูกจ้างนั้น   อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้  ชื่อ – สกุล  เพศ  สัญชาติ  วันเดือนปีเกิด  อายุ ที่อยู่ปัจจุบัน วันที่เริ่มจ้าง  อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทน  วันสิ้นสุดของการจ้าง  ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี  นับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย  เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการในทะเบียนลูกจ้างให้นายจ้างแก้ไขเพิ่มเติมทะเบียนลูกจ้างให้แล้วเสร็จภายใน  14  วัน  นับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น  สำหรับเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้าง  ค่าล่วงเวลา  และค่าทำงานในวันหยุดนั้น  อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้  วันและเวลาทำงาน  ผลงานที่ทำได้สำหรับลูกจ้าง  ค่าจ้าวตามผลงาน (เป็นหน่วย)  ค่าล่วงเวลา  ค่าทำงานในวันหยุด  ลายมือลูกจ้างลงชื่อรับเงิน

          1. เอกสารที่ต้องเก็บเอาไว้ตลอดไป  ได้แก่ เอกสารก่อตั้งบริษัท  ทะเบียน หุ้นส่วนทะเบียน  และข้อปฏิบัติต่าง ๆ  รวมทั้งรายงานการประชุม

          2. เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10  ปี ได้แก่  เอกสารประกอบการลงบัญชี  เอกสารการชำระภาษีอากร  ใบเสร็จรับเงิน

          3. เอกสารที่ต้องเก็บไว้  5  ปี  ได้แก่  สัญญาเงินกู้ที่ชำระเสร็จสิ้นแล้ว  หลักฐานการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน 

          4. เอกสารที่ต้องเก็บไว้  1  ปี  ได้แก่  เอกสารทั่วไปที่ไม่มีความสำคัญ 

         5. เอกสารที่ต้องเก็บไว้  2  ปี  ได้แก่  หลักฐานการจ่ายค่าแรง  บริการ  ค่าเช่าต่างๆ และทะเบียนประวัติพนักงานที่ออกแล้ว

 หลักการเก็บที่กล่าวมาข้างต้นเป็นหลักเกณฑ์ทั่วๆไปแต่สำหรับการประกอบธุรกิจ

ใน กิจการแห่งอาจไม่เหมือนกัน  ซึ่งผู้ดูแลรับผิดชอบควรจะได้มีการปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชา  หรือผู้บริหาร  เพื่อให้ทราบนโยบายการเก็บรักษาเอกสารด้วยจะสามารถลดความวุ่นวายตามมาในภายหลัง

                มาตรการและขั้นตอนในการทำลายเอกสาร  เอกสาร  เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาไว้ก็ควรจะทำลายไม่ปล่อยทิ้งไว้   แต่การทำลายต้องมีหลักเกณฑ์  ต้องควบคุมกันอย่างรัดกุม  นับตั้งแต่เริ่มขนย้ายไปจนกระทั่งการทำลายเสร็จ  มิฉะนั้นอาจเกิดความเสียหายตามมา  คือ  ความลับรั่วไหล  เอกสารสำคัญถูกทำลายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์และเอกสารอาจถูกทำลายโดยเจตนา

                การที่ความลับจะรั่วไหลไปได้อาจมีผู้หยิบเอกสารบางอย่างไปตอนกำลังขนย้ายหรือเอกสารที่หลงเหลือจากการทำลายกลายไปเป็นหลักฐานสำคัญของคู่แข่งขันไป  ข้อเสนอแนะในการทำลายเอกสารมีดังนี้

          1. เอกสารสำคัญที่ถูกทำลายไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์อาจเกิดขึ้นได้ถ้าไม่เอาใจใส่ให้ดีพอ  เช่น  เวลาต้องการทำลายเอกสารจำนวนมาก ๆ  อาจมองแค่ผ่าน ๆ  ไป  โดยไม่พิจารณาให้ละเอียด  ดังนั้นจึงมีโอกาสที่เอกสารสำคัญ ๆ  จะหลงหูหลงตาถูกทำลายไปด้วย

          2. เอกสารถูกทำลายโดยเจตนาอาจมีใครที่แอบเอาหลักฐานสำคัญที่จะทำลายหลักฐานมาให้ผู้รับผิดชอบนำไปทำลายด้วย

          3. เพื่อป้องกันปัญหาต่างๆ  ที่จะเกิดขึ้น จึงได้กำหนดขั้นตอนการทำลายไว้ดังนี้ 

          ขั้นแรก  ต้องทำเรื่องของอนุมัติจากผู้บริหารว่าจะทำลายเอกสารนั้น  ๆ  แล้ว  จะได้ไม่เป็นการทำลายเอกสารโดยพลการ  นอกจากนี้เวลามีคดีอะไรเกิดขึ้นภายหลังก็สามารถอ้างได้ว่ารับคำสั่ง  

          ขั้นที่สอง  ตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาเอกสารที่จะทำลายโดยให้ผู้รับผิดชอบและเจ้าของอกสารมาร่วมพิจารณาพร้อม ๆ  กัน  ตัวแทนจากส่วนกลางและนักกฎหมายจะช่วยตัดปัญหาการทำลายเอกสารโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ได้ 

          ขั้นที่สาม  หลังจากที่แน่ใจว่าเอกสารใดทำลายได้ก็จะเป็นขั้นตอนทำลายเอกสาร  ซึ่งจะต้องควบคุมการทำลายตั้งต้นจนจบ  เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างอื่นตามา   เช่น  ไม่ปรากฏข้อความใด ๆ  หลงเหลือให้ใครนำไปใช้ประโยชน์ได้อีก   ขั้นสุดท้าย  เมื่อเอกสารถูกทำลายเรียบร้อยแล้วก็ควรทำรายงานเพื่อเสนอต่อผู้บริหารเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป

            

        

           เครื่องทำลายเอกสาร (Shredder)  วิธีการกำจัดเอกสารในสำนักงานที่ไม่ใช้แล้ว  อาจทำโดยขยำทิ้งลงตะกร้าผงหรือเผาทิ้งไปก็ได้  แต่สำหรับวิธีแรกย่อมไม่ใช่วิธีที่ดี  หากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความลับของบริษัทเพราะความลับอาจรั่วไหลได้  ส่วนวิธีกำจัดด้วยการเผาทิ้งก็ยุ่งยาก  เนื่องจากต้องจัดหาสถานที่เผาให้เหมาะสมซึ่งควันและกลิ่นจะไม่ไปรบกวนใคร  ดังนั้นวิธีที่น่าจะสะดวกด้วยและปลอดภัยก็คือ  ใช้เครื่องทำลายเอกสารนั้นเอง  เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายเอกสารทั่วไปได้ประมาณครั้งละ 11  แผ่น  โดยใช้ความเร็วประมาณนาทีละ  11 เมตร  จะเหลือเอกสารที่ถูกทำลายแล้วเพียง  2  มิลลิเมตร (ถ้าเป็นระบบธรรมดา)  แต่ถ้าเป็นระบบครอสคัทจากเศษกระดาษจึงสามารถกลืนคลิปกระดาษหรือลวดเย็บ  ซึ่งติดไปกับเอกสารได้โดยไม่ทำให้ใบมีดสึกหรอ  ระบบควบคุมการทำงานของเครื่องเป็นระบบไร้เสียงรบกวน  มีระบบเดินหน้า – ถอยหลัง  (แก้ปัญหากรณีที่กระดาษติด)  และมีระบบสวิตซ์อัตโนมัติ  ซึ่งเพียงเปิดเครื่องทิ้งไว้แล้วป้อนกระดาษ     สวิตซ์ดังกล่าวจะควบคุมการเปิด – ปิด เครื่องเองโดยอัตโนมัติ  (จะทำการตัดไฟให้ทันที่ที่หยุดป้อนกระดาษ) เศษเอกสารที่ถูกทำลายแล้วจะถูกบรรจุในถุงพลาสติดที่ติดอยู่กับตัวเครื่อง

ระบบการจัดเก็บเอกสาร

                เอกสารมีความสำคัญต่อกิจการ  ในระยะเริ่มแรกของการตั้งสำนักงานใหม่   ความสำคัญของการเก็บเอกสารยังมีไม่มากนัก  แต่เมื่อหน่วยงานมีอายุมากขึ้นและมีขนาดใหญ่ขึ้น  ปริมาณเอกสารจะเพิ่มขึ้นตามการจัดเก็บเอกสารและการบริหารเอกสารจึงมีความสำคัญต่อกิจการเพราะกิจการต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์และนำผลของการวิเคราะห์มาพิจารณาแก้ไขปรับปรุงกิจการ

รายละเอียดเพิ่มเติม...https://www.google.co.th/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&ved=0CC4QFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.si.mahidol.ac.th%2FTh%2Fdivision%2Fga%2Fadmin%2Fknowledges_files%2F10_10_1.doc&ei=ELhcUuCkBZDorQfa7ID4CQ&usg=AFQjCNHaESwGTUD6DwiAVMouYIivco5OKQ&sig2=CHJpsXuEG9tD3Ox0eIMOsw&bvm=bv.53899372,d.bmk

การบำรุงรักษาระบบจัดเก็บเอกสาร

การบำรุงรักษาระบบการเก็บเอกสาร

          เพื่อให้การเก็บรักษาเอกสารดำเนินต่อไปด้วยความเป็นระเบียบเรียบร้อย และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเมื่อมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารก็สามารถเรียกใช้เอกสารที่ต้องการได้ตลอดเวลา ไม่ว่าเวลาจะผ่านไปนานเท่าใด จึงจำเป็นที่จะต้องมีการบำรุงรักษาระบบการเก็บเอกสาร ซึ่งมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
1. ควรมีระบบจัดเก็บที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งระบบ และมีผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารโดยตรง สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้
2. ควรกำหนดกฎเกณฑ์ที่แน่นอนเกี่ยวกับการเลือกหน่วยเก็บและเรียงลำดับตัวอักษร
3. ควรจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย โดยจัดเก็บเข้าแฟ้มหรือแหล่งเก็บได้อย่างถูกต้อง และเก็บเอกสารเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
4. ในการเลือกแฟ้มและลิ้นชักเก็บเอกสารต้องเหมาะสมกับเอกสารที่จะจัดเก็บและควรจัดเก็บเอกสารแต่พอสมควร อย่าเก็บเอกสารให้แน่นเกินไป
5. ควรเก็บเอกสารลงแฟ้มด้วยความระมัดระวัง และหากมีเอกสารที่ชำรุดหรือฉีกขาด ก็ควรซ่อมแซมรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่เรียบร้อยก่อนจัดลงแฟ้ม และควรจัดหาแฟ้มใหม่มาแทนแฟ้มเก่าที่ชำรุด
6. ควรใช้ตู้จัดเก็บเอกสารที่มีแผงกั้นแฟ้ม เพื่อรองรับแฟ้มให้ตรง
 7. ควรกำหนดระยะเวลาการโอน การทำลายเอกสารให้แน่นอน เพื่อมิให้เอกสารที่ไม่จำเป็นอยู่ในแหล่งเก็บมากเกินไป

อ้างอิง : http://projectbantak.com/com55/group5/index.php?option=com_content&view=article&id=2&Itemid=63

วัสดุและอุปกรณ์เพื่อการจัดเก็บ

วัสดุและอุปกรณ์เพื่อการจัดเก็บ

      

ตู้เก็บเอกสาร (Filing Cabinets)

ตู้เก็บเอกสารมีหลายชนิด มีทั้งชนิดเป็นเหล็กและไม้ นอกจากนี้ยังมีหลายขนาดหลายราคา และยังมีสีให้เลือกต่างๆ กัน มีทั้งชนิดแบบลิ้นชัก แบบบานเปิด-ปิด แบบบานเลื่อน แบบหมุน แบบหิ้งเปิด และแบบรางเลื่อน ให้พิจารณาเลือกใช้ตามความเหมาะสม

ในปัจจุบัน นิยมใช้ตู้เหล็กสำหรับเก็บเอกสารและนิยมใช้ตู้แบบมีลิ้นชัก ซึ่งมีขนาดต่างๆ กัน เช่น ขนาดเก็บบัตร 3 x 5 นิ้ว, 4 x 6 นิ้ว, และ 5 x 6 นิ้ว ตู้ลิ้นชักที่ใส่เอกสารขนาดมาตรฐานโดยทั่วไปจะมีขนาด 13 x 13 นิ้ว และมีความลึก 26 นิ้ว ใส่เอกสารได้ประมาณ 5,000 ชิ้น โดยปกติลิ้นชักหนึ่งๆ จะมีบัตรนำประมาณ 20-40 บัตร และแฟ้มประมาณ 30 แฟ้ม และถ้าหากในตู้มีแฟ้มเก็บเอกสารไม่เต็มลิ้นชัก จะต้องมีแผงกั้นแฟ้ม ช่วยดันแฟ้มเอกสารให้เอกสารตรงไม่โค้งงอเสียรูป ในการเลือกแผงกั้นแฟ้มควรเลือกแผงที่เลื่อนไปมาได้สะดวก แต่ช่วยยึดแฟ้มเอกสารได้คงที่ไม่เลื่อนไปมาตามแรงอัดของเอกสาร และไม่ควรใหญ่เกินไปเพราะจะทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร

ตู้แบบลิ้นชักขนาดมาตรฐานจะมีความลึกและกวางเหมือนกัน แต่ความสูงอาจจะแตกต่างกันตามจำนวนของลิ้นชัก ตู้เก็บเอกสารชนิด 1-2 ลิ้นชัก ใช้สำหรับวางติดกับโต๊ะทำงาน ชนิดมี 3 ลิ้นชัก ใช้ต่อกันทำเป็นเคาน์เตอร์ได้ ชนิดมี 4 ลิ้นชัก เป็นแบบที่ได้รับความนิยมใช้เก็บเอกสารมากที่สุด โดยให้เก็บเอกสารที่ต้องใช้งานบ่อยๆ ไว้ที่ลิ้นชักที่ 3-4 ส่วนเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้งานให้เก็บไว้ลิ้นชักที่ 1-2 ส่วนชนิด 5 ลิ้นชักสามารถนำมาใช้กั้นห้องแบ่งส่วนกันได้

นอกจากนี้ตู้เก็บเอกสารควรมีฉลากบอกชื่อทุกลิ้นชักให้ชัดเจน เพื่อจะได้ทราบว่ามีเอกสารใดอยู่ในลิ้นชักนั้นบ้าง ฉลากบอกชื่ออาจใช้ชื่อเดียวหรือชื่อคู่ก็ได้ โดยเฉพาะการใช้ชื่อคู่มีส่วนดีก็คือ ทำให้ทราบช่วงของเอกสารได้ง่ายโดยที่ฉลากเพียงแผ่นเดียวก็ทราบว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ลิ้นชักใด แต่ถ้าชื่อเดียวต้องดูฉลากถึง 2 แผ่น หรือ 2 ลิ้นชัก นอกจากนี้การติดฉลาก ควรติดจากบนลงล่าง แต่ถ้าวางตู้เรียงติดกันไว้หลาบตู้ก็อาจติดฉลากจากซ้ายไปขวาโดยให้อยู่ในระดับเดียวกัน ในลิ้นชักหนึ่งๆ ควรมีพื้นที่ด้านหลังประมาณ 5 นิ้ว เพื่อไม่ให้เอกสารแน่นลิ้นชักมากเกินไป เพราะจะทำให้เสียเวลาและแรงงานในการนำเอกสารเข้า-ออกจากแหล่งเก็บในตู้ ซึ่งบางครั้งอาจทำให้แฟ้ม บัตรนำ หรือเอกสารชำรุดเสียหายได้

สำหรับการใช้ตู้แบบหิ้งเปิด (Open-Shelf File) เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารระหว่างใช้ที่มีปริมาณมากและแหล่งเก็บเอกสารโอน เหมาะสำหรับใช้เอกสารที่เป็นความลับ การเก็บเอกสารในตู้แบบนี้ต้องใช้บัตรนำและแฟ้มพิเศษซึ่งมีส่วนยื่นอยู่ทางด้านข้าง การจัดตู้ไม่จำเป็นต้องเหลือเนื้อที่สำหรับดึงลิ้นชักเอกสารออกมา ตู้ใบหนึ่งอาจมี 7-8 ชั้น จึงทำให้ประหยัดเนื้อที่กว่าการเก็บเอกสารในตู้ธรรมดาประมาณ 50% ราคาถูกกว่าและประหยัดเนื้อที่มากกว่านอกจากนี้ตู้เก็บแบบรางเลื่อน ก็เหมาะสำหรับการเก็บเอกสารในแหล่งที่มีพื้นที่จำกัด เช่นกัน เนื่องจากสารมารถรวบรวมเอกสารไว้ในตู้ได้เป็นจำนวนมาก มีทั้งชนิดแบบลิ้นชัก แบบบานเปิด-ปิด แบบหิ้งเปิด ให้เลือกใช้ตามความต้องการ

แฟ้มเก็บเอกสาร (Folders)

แฟ้มเก็บเอกสาร หมายถึง ปกสำหรับเก็บเอกสารให้รวมอยู่ในที่เดียวกัน และช่วยเก็บรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพที่ดี ไม่ชำรุดฉีกขาด มักทำด้วยวัสดุที่แตกต่างกันไป ส่วนใหญ่ทำด้วยกระดาษหนาและเหนียว มีหลาบลักษณะและหลายชนิด แตกต่างทั้งรูปทรง ขนาด น้ำหนัก และสี ส่วนใหญ่นิยมใช้แฟ้มมนิลา หรือแฟ้มกระดาษคราฟท์ เพราะเหมาะกับการใช้การทั่วๆ ไป อาจเป็นแฟ้มชนิดตัดตรง (Straight Edges) หรือชนิดมีส่วนยื่น (Tab)ในตำแหน่งต่างๆ กันก็ได้ แฟ้มชนิดที่มีส่วนยื่นนี้ถ้าความกว้างของส่วนยื่นเท่า 1/3 ของความยาวแฟ้ม เรียกว่า แฟ้มตัดสาม (One-Third Cut Folder) ในการจัดทำชื่อแฟ้ม ให้ใช้วิธีเขียนหรือพิมพ์ลงบนส่วยยื่นโดยตรง หรือพิมพ์ลงในฉลาก แล้วนำไปติดที่ส่วนยื่นของแฟ้ม

ในการเลือกแฟ้มสำหรับจัดเก็บเอกสารนั้น ควรพิจารณาเลือกใช้ตามความเหมาะสมกับการใช้งาน ผู้ใช้จะต้องพิจารณาปริมาณ ขนาด และชนิดของเอกสารที่จะจัดเก็บ ตลอดจนคำนึงถึงความถี่ของการนำเอกสารมาใช้ แฟ้มเก็บเอกสารมีหลาบแบบ คือ

1)   แฟ้มปกอ่อนแบบเจาะรูหรือมีตัวหนีบ

2)    แฟ้มปกแข็งแบบเจาะรูหรือมีตัวหนีบ

3)    แฟ้มแขวน

4)    แฟ้มปกแข็งสันกว้าง

ในการจัดเก็บเอกสารเข้าเก็บในแฟ้ม ต้องวางเอกสารตะแคงลงในแฟ้ม โดยให้หัวจดหมายหันไปทางซ้ายของแฟ้ม และให้ด้านที่มีตัวอักษรหันเข้าหาตัวผู้เก็บ ในการจัดเรียงเอกสารในแฟ้มให้เรียงตามลำดับวันที่ โดยให้เอกสารฉบับปัจจุบันอยู่ทางด้านบนสุด โดยปกติแฟ้มหนึ่งๆ ไม่ควรเก็บเอกสารเกิน 100 ชิ้น เพราะจะทำให้มีเอกสารแน่นแฟ้มจนเกินไป การใส่เอกสารไว้ในแฟ้มมากๆ จะทำให้เอกสารที่อยู่ในแฟ้มสูงขึ้นมาเหนือแฟ้ม และยังทำให้ด้านหลังของแฟ้มตกลงไป ทำให้มองไม่เห็นส่วนยื่น (Tab) ควรเลือกใช้แฟ้มชนิดมีรอยพับถี่ๆ เพราะรอยถี่จะทำให้สามารถขยายแฟ้มให้กว้างขึ้นได้เมื่อมีจำนวนเอกสารเพิ่ม และไม่ต้องใช้แผงกั้นแฟ้ม แฟ้มหลังบัตรนำหนึ่งๆ ควรมีตั้งแต่ 5-10 แฟ้ม แฟ้มเก็บเอกสารที่ใช้ในสำนักงานธุรกิจแบ่งออกเป็น 3 ชนิด คือ

1)  แฟ้มเฉพาะ (Individual Folders) ใช้เก็บเอกสารเกี่ยวข้องกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะอาจเกี่ยวกับบุคคลหรือธุรกิจห้างร้าน ละที่ส่วนยื่นของแฟ้มจะกว้างกว่าส่วนยื่นของแฟ้มชนิดอื่นประมาณ 1 เท่าเอกสารในแฟ้มจะจัดเรียงตามลำดับวันที่ โดยให้วันที่ปัจจุบันอยู่ด้านบนสุดของเอกสาร การตั้งแฟ้มเฉพาะโดยทั่วไปถือหลักว่าต้องมีเอกสารอย่างน้อยที่สุด 5 ฉบับ และคาดว่ามีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นๆ เพิ่มขั้นอีก แต่หากคาดว่าไม่มีการติดต่อสื่อสารกันอีกต่อไปแม้จะมีเอกสารมากกว่า 5 ฉบับ ก็ไม่ควรตั้งแฟ้มเฉพาะขึ้นมาใหม่

2) แฟ้มเบ็ดเตล็ด (Miscellaneous Folders) ใช้เก็บเอกสารที่มีเพียงเล็กน้อย หรือติดต่อกันเป็นครั้งคราวไม่บ่อยนัก มักเกี่ยวกับบุคคลหรือห้างร้านหลายๆ แห่ง อาจมีเพียง 1-2 ฉบับ ส่วนใหญ่จะเป็นเอกสารเข้ามาใหม่และยังไม่เคยมีเรื่องเดิมอยู่ เอกสารที่เก็บไว้ในแฟ้มเบ็ดเตล็ดนี้จะเก็บไว้เพียงระยะเวลาหนึ่งประมาณ 2-6 ปี สำหรับการจัดวางแฟ้มเบ็ดเตล็ดจะวางอยู่ด้านหลังแฟ้มเฉพาะ เอกสารในแฟ้มเบ็ดเตล็ดจะเรียงตามตัวอักษร

3) แฟ้มพิเศษ (Special Folders) ใช้เก็บเอกสารที่มีลักษณะพิเศษที่แตกต่างจากแฟ้มเก็บเอกสารอื่นในลิ้นชักภายในตู้เอกสาร เช่น ตัวอย่างสินค้าขนาดเล็ก หรือเกี่ยวกับเรื่องอื่นๆ ซึ่งมีการเกี่ยวข้องกันมากเป็นพิเศษ

บัตรนำ (Guides)

บัตรนำเป็นส่วนช่วยในการค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะบัตรนำจะแบ่งลิ้นชักออกเป็นตอนๆ หรือเป็นส่วนๆ บัตรนำมักทำด้วยกระดาษติดกับแฟ้ม หรือทำด้วยพลาสติก หรือทำด้วยโลหะ บัตรนำจะมีส่วนยื่นในตำแหน่งต่างๆ ของแฟ้ม สำหรับสอดหรือเขียนหมวดอักษรหรือตัวเลขเพื่อบอกช่วงของอักษรที่อยู่หลังบัตรนำ สามารถเลื่อนเปลี่ยนตำแหน่งได้การจัดบัตรนำในลิ้นชักเอกสารและจำนวนบัตรนำนั้น จะมีมากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสารและเนื้อที่ภายในลิ้นชัก โดยทั่วไปจะมีบัตรนำในลิ้นชักหนึ่งๆ ตั้งแต่ 20-40 บัตร ที่ส่วนยื่นของบัตรนำจะพิมพ์อักษรหรือชื่อแฟ้มไว้เพื่อบอกตำแหน่งของแฟ้มที่อยู่ในลิ้นชักนั้นๆ ซึ่งมักจะประกอบด้วยตัวอักษรหรือตัวเลข ตัวอักษร จะบอกตอนหรือช่วงอักษร หรือกลุ่มของแฟ้มที่อยู่หลังบัตรนำนั้น ส่วน ตัวเลข จะบอกลำดับของบัตรนำในแต่ล่ะลิ้นชัก เช่น A-Ad1, Ae-Af 2, B-Bc1, Bb 2 เป็นต้น

นอกจากนี้ควรใช้บัตรนำสำหรับเอกสารที่หนา 1 นิ้ว เพราะเอกสารที่หนาเกิน 1 นิ้ว จะทำให้ไม่สะดวกในการค้นหา และควรใช้การะดาษสี หรือเขียนด้วยตัวอักษรที่เป็นสีในบัตรนำเพื่อทำให้เห็นได้ชัดเจน และช่วยนำสายตาในการเก็บค้นเอกสาร ทำให้ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว บัตรนำที่ใช้กันทั่วไปมี 2 ประเภท คือ

1. บัตรนำหลัก (Specific or Primary Guides) ใช้แบ่งตอนของแฟ้มเอกสารในลิ้นชักโดยระบุส่วนเจาะลงไป เช่น ตอน A1, ตอน A2, ตอน B1, ตอน B2 มักใช้บัตรที่มีส่วนยื่นในตำแหน่งที่ 1-3

2. บัตรนำช่วย (Auxiliary Guides) หรือ บัตรนำพิเศษ (Special Guide) มีส่วนยื่นอยู่ในตำแหน่งที่ 3 ใช้บอกที่เก็บเอกสารที่มีลักษณะพิเศษ ซึ่งอยู่ในช่วงอักษรของบัตรนำหลัก และมีจำนวนมากจึงต้องเก็บไว้ในแฟ้มพิเศษ ทำให้แหล่งเก็บเกิดเป็นตอนพิเศษขึ้น ในตอนพิเศษนี้จะต้องมีบัตรนำพิเศษเพื่อกั้นหรือแบ่งตอนพิเศษไว้ ตอนพิเศษแบ่งได้ 3 ชนิดคือ

   2.1 ตอนพิเศษเกี่ยวกับเรื่อง (Special Subject Section)  มักมีอยู่ในระบบการเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร ถ้าธุรกิจใดมีงานที่มีความสำคัญมากเป็นพิเศษ จะต้องนำเอกสารที่เกี่ยวข้องมาเก็บรวบรวมกันไว้ จึงควรจัดเก็บให้มีบัตรนำพิเศษและแฟ้มพิเศษขึ้นสำหรับเรื่องนั้นๆ

   2.2 ตอนพิเศษเกี่ยวกับชื่อ (Special Name or Title Section)  ในกรณีที่มีชื่อช้ำกันมากๆ จะทำให้มีเอกสารในแฟ้มเบ็ดเตล็ดมากเกินกว่าที่จะเก็บไว้ในแฟ้มเดียวได้ แต่ถ้าจัดบัตรนำพิเศษ และเปิดแฟ้มพิเศษสำหรับชื่อที่ซ้ำๆ กัน ก็จะทำให้เก็บเอกสารได้ง่ายขึ้น

   2.3 ตอนพิเศษเกี่ยวกับวันที่ (Special Date Section)  เป็นการเตรียมเอกสารที่ต้องใช้ในวันใดวันหนึ่งข้างหน้า ประกอบด้วยบัตรนำพิเศษชื่อเดือน 12 เดือน และแฟ้มพิเศษ 12 แฟ้ม แฟ้มหนึ่งสำหรับหนึ่งเดือน หรือมี 31 แฟ้มสำหรับแต่ละวัน

ขอบคุณ : รายละเอียดเพิ่มเติม 

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร

          คุณรู้สึกหรือไม่ว่านับวันออฟฟิศหรือไม่เว้นแม้กระทั่งบนโต๊ะทำงานของคุณ เองยิ่งเต็มไปด้วยกองเอกสารมากมายที่กองสุมกันจนคุณแทบต้องแหวกมันเพื่อแทรก ตัวเข้าไปทำงาน แถมเวลาที่จำเป็นต้องใช้เอกสารสำคัญสักใบ คุณก็ต้องใช้เวลาค้นหาข้ามวันข้ามคืน บ้างก็เจอ บ้างก็ไม่เจอ ทำเอาต้องวุ่นวายจัดทำใหม่ หรือต้องเสียค่าปรับไปตามระเบียบจากการทำเอกสารสำคัญทางราชการหาย ที่ร้ายกว่านั้นคือข้อมูลลับสุดยอดบางอันดันเล็ดรอดไปอยู่ในมือคู่แข่ง ตั้งแต่เมื่อไหร่ก็ไม่รู้ หากสิ่งเหล่านั้นคือปัญหาของคุณ เราขอแนะนำให้คุณเริ่มต้นสังคายนาเอกสารต่างๆเหล่านั้นให้เป็นระบบด้วยขั้น ตอนดังนี้

1. เตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม

          อุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้อาจมีอยู่แล้วในสำนักงานของคุณ  เช่น กล่องกระดาษ แฟ้ม ปากกา กระดาษสี ชั้นวาง รวมไปถึงตู้หรือห้องสำหรับเก็บเอกสารซึ่งคุณจะต้องทำให้มันโล่งเพื่อให้จัด เก็บเอกสารได้ทันทีเมื่อกระบวนการทั้งหมดเสร็จสิ้น ทั้งนี้สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ คุณต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน มิฉะนั้นคุณอาจต้องเสียเวลามาจัดการใหม่อีกใหม่อีกหลายรอบเมื่อพบว่ามี เอกสารหลงเหลืออยู่ตามที่ต่างๆ

2. แยกเอกสารทั้งหมดเป็นสองประเภท

     ต่อมาคุณต้องแยกเอกสารทั้งหมดเป็นสองประเภทใหญ่ๆ  คือ

• เอกสารที่ต้องจัดเก็บ อันได้แก่เอกสารสำคัญต่างๆที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการ เช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรมธรรม์ประกันภัย ใบหุ้น โฉนด ใบสัญญาต่างๆ ฯลฯ เอกสารเกี่ยวกับการดำเนินการ เช่น ใบวางบิล ใบส่งสินค้า ใบเสร็จ ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี ฯลฯ และเอกสารข้อมูลต่างๆที่จำเป็น เช่น บัญชีรายรับ- รายจ่าย รายการสินค้า หรือรายงานสถิติต่างๆ
• เอกสารที่ไม่ต้องจัดเก็บ คือ เอกสารที่ไม่มีความจำเป็นหรือหมดอายุการใช้งานแล้ว และไม่มีกฎหมายบังคับให้ต้องเก็บ เช่น ใบประกาศต่างๆ จดหมายแจ้งประชุม สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว สำเนาเอกสารที่ใช้แต่ตัวจริง ฯลฯ

ทั้งนี้เพื่อไม่ให้เอกสารกระจัดกระจาย  คุณอาจแยกใส่กล่องขนาดใหญ่สองใบที่เตรียมไว้ก็ได้

3. แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ย่อยที่สุด

         คุณควรเริ่มจัดการกับกล่องใบแรกก่อน โดยคุณต้องแยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บเป็นสองประเภท คือ เอกสารที่ยังอยู่ระหว่างปฏิบัติงาน อันได้แก่ ใบรายการที่ต้องส่งให้ลูกค้า ใบเสร็จที่ยังไม่ได้ชำระ ใบเสนอราคาที่ยังไม่ผ่านการพิจารณา ฯลฯ และเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว อย่างเช่น เอกสารที่ผ่านการดำเนินการแล้ว รวมไปถึงเอกสารสำคัญทางกฎหมายและผลประโยชน์ที่กล่าวไปในข้อก่อนหน้าด้วย
หลังจากแบ่งเอกสารเป็นสองประเภทข้างต้นแล้ว คุณก็ต้องจัดหมวดหมู่ของเอกสารเหล่านั้นอีกครั้ง เช่น หมวดการเงิน หมวดการจัดการ หมวดการจำหน่าย ฯลฯ และแยกย่อยลงไปจนเรียกได้ว่าย่อยที่สุด เช่น ในหมวดการเงิน ก็จะมีพวกใบเสร็จต่างๆ

4. จัดเรียง

          เมื่อแยกเป็นประเภทย่อยที่สุดแล้ว คุณก็ต้องเอาเอกสารเหล่านั้นมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลาอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อจำเป็นต้องหยิบมันมาใช้ ในกรณีที่ในแต่ละวันมีใบรายการจำนวนมาก คุณอาจจัดเรียงรายการในหนึ่งวันนั้นตามลำดับตัวอักษรจากชื่อองค์กร ผลิตภัณฑ์ ผู้รับ-ส่ง หรือข้อมูลอื่นๆที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าวเพื่อให้สะดวกในการค้นหาและเป็น ระเบียบยิ่งขึ้น

5. จัดเข้าแฟ้ม

          เก็บเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้ไว้ด้านล่างสุดหรือในสุดของตู้ และเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตาที่หยิบมาใช้ได้ง่าย

เป็นอันว่าการแยกเอกสารได้เสร็จสิ้นแล้ว ต่อมาสิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำคือนำเอกสารเหล่านั้นใส่แฟ้ม โดยคุณควรแยกให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารหมวดอะไร และใส่เฉพาะเอกสารหมวดนั้นๆเพียงอย่างเดียว แต่ทั้งนี้ในหนึ่งแฟ้มไม่ควรจัดเก็บเอกสารมากเกินไปเพราะนอกจากจะทำให้หา ข้อมูลได้ยากแล้ว ขนาดที่หนาเกินไปยังส่งผลต่อการจัดเก็บอีกด้วย ดังนั้นในกรณีที่มีเอกสารมากกว่าหนึ่งแฟ้มในหนึ่งหมวด การใช้วิธีแยกหมวดด้วยแฟ้มสีต่างๆยังอาจเป็นอีกทางเลือกที่ดีสำหรับคุณ

          หลังจากเก็บเอกสารในแฟ้มแล้วคุณอาจใช้กระดาษสีที่เตรียมไว้ในมาทำที่คั่น หรือติดที่สันกระดาษแยกเพื่อเอกสารตามประเภท และวัน เดือน ปี และติดฉลาก หรือใช้ปากกาเขียนชื่อหมวด และรายการเอกสารที่สันของแฟ้มเพื่อให้รู้ว่าแฟ้มแต่ละอันนั้นเก็บเอกสาร ประเภทอะไรโดยไม่จะเป็นต้องเปิดดู

ข้อมูลเพิ่มเติม...https://sites.google.com/site/supannarat123/2-kar-cad-dachni-rabb-kar-cad-keb/2-4

ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร

ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร

ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร สามารถจำแนกได้ดังนี้

1. เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง

2. เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินงาน

3. เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ได้แก่ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่าง ๆ

4. เพื่อใช้สำหรับการบริหารประกอบการตัดสินใจ ได้แก่ การสำรวจเกี่ยวกับข้อมูลตัวเลขผลการวิจัย สถิติต่าง ๆ ของหน่วยงาน ถือเป็นข้อมูลสำหรับนักบริหารที่ใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการกำหนดนโยบายที่สำคัญ

5. เพื่อช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ เช่น เอกสารที่อยู่ในระหว่างการดำเนินงานจะช่วยใช้การติดต่อในเรื่องต่าง ๆ เป็นไปอย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องเสียเวลาในการอ้างอิง สามารถดูได้จากเอกสารครั้งสุดท้าย ทำการติดต่อเพื่อแจ้งเรื่องราวที่ต้องการสื่อข้อความไปได้โดยทันที

อ้างอิงมาจาก http://projectbantak.com/com55/group5/index.php?option=com_content&view=article&id=42&Itemid=56